Dokumenty potrzebne do sporządzenia czynności notarialnej powinny być dostarczone Notariuszowi przed umówionym terminem dokonania czynności, tak aby miał możliwość oceny, czy dokumenty są prawidłowe i wystarczające. Ich wcześniejsza analiza pozwoli na sprawne przeprowadzenie czynności.

Dokumenty, które przez Notariusza ocenione zostaną jako niezbędne do dokonania czynności, powinny zostać dostarczone w oryginale, najpóźniej przy dokonywaniu czynności. Poniżej przedstawiamy wykaz podstawowych dokumentów koniecznych do sporządzenia aktów notarialnych obejmujących najczęściej dokonywane czynności, zaś szczegółowy wykaz dokumentów potrzebnych do dokonania umówionej czynności notarialnej uzyskają Państwo po spotkaniu z Notariuszem i zapoznaniu się przez niego z konkretnym stanem faktycznym i prawnym.

Każda osoba biorąca udział w czynności notarialnej powinna posiadać przy sobie ważny dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport lub kartę pobytu).

1. Podstawowe dokumenty konieczne do sporządzenia umowy zbycia (np. sprzedaż, zamiana, darowizna) nieruchomości stanowiącej samodzielny lokal:
   • numer tej księgi wieczyste prowadzonej dla lokalu,
   • dokument stanowiący podstawę nabycia lokalu przez właściciela (np. wypis aktu notarialnego obejmującego umowę sprzedaży),
   • świadectwo charakterystyki energetycznej dla lokalu mieszkalnego (jeśli zostało sporządzone),
   • zaświadczenie urzędu miasta lub gminy, że lokal jest bądź nie jest położony na obszarze objętym uchwałą o rewitalizacji lub Specjalnej Strefie Rewitalizacji.
2. Podstawowe dokumenty konieczne do sporządzenia umowy zbycia (np. sprzedaż, zamiana, darowizna) nieruchomości gruntowej (zabudowanej lub niezabudowanej):
   • numer tej księgi wieczyste prowadzonej dla nieruchomości (chyba, że nie jest prowadzona)
   • dokument stanowiący podstawę nabycia nieruchomości przez właściciela (np. wypis aktu notarialnego obejmującego umowę sprzedaży),
   • wypis z rejestru gruntów, z adnotacją, że stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej,
   • w przypadku, gdy przedmiotem umowy jest jedna działka, a w księdze wieczystej jest ich więcej i zachodzi potrzeba założenia nowej księgi wieczystej, konieczny jest również wyrys z mapy ewidencyjnej, z adnotacją, że stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej,
   • zaświadczenie urzędu miasta lub gminy o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego, jeżeli położona jest ona w terenach, na których obowiązuje plan lub stwierdzające, że działka nie jest objęta ustaleniami takiego planu,
   • zaświadczenie urzędu miasta lub gminy, że nieruchomość jest bądź nie jest położona na obszarze objętym uchwałą o rewitalizacji lub Specjalnej Strefie Rewitalizacji,
   • zaświadczenie, że nieruchomość jest bądź nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty, o której mowa w art. 19 ust. ustawy o lasach (dokument wydaje właściwy Starosta Powiatowy lub w miastach na prawach powiatu Prezydent Miasta),
   • świadectwo charakterystyki energetycznej budynku mieszkalnego (jeśli zostało sporządzone).
   • w przypadku podziału działki konieczna jest mapa z projektem podziału, z adnotacją, że stanowi podstawę wpisu do księgi wieczystej oraz ostateczna decyzja zatwierdzająca projekt podziału, zaś w przypadku innych zmian geodezyjnych konieczny jest wykaz zmian gruntowych.
3. Podstawowe dokumenty konieczne do sporządzenia umowy zbycia (np. sprzedaż, zamiana, darowizna) spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:
   • numer księgi wieczystej prowadzonej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, jeżeli księga wieczysta dla tego prawa została,
   • dokument stanowiący podstawę nabycia spółdzielczego własnościowego prawa przez uprawnionego (np. przydział wydany przez spółdzielnię mieszkaniową lub wypis aktu notarialnego obejmującego umowę sprzedaży),
   • aktualne zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową, stwierdzające, że zbywcy przysługuje prawo będące przedmiotem umowy. W każdym z powyższych przypadków, jeżeli nieruchomość lub prawo zostały nabyte na podstawie dziedziczenia, zasiedzenia lub dokonanych po dniu 1 stycznia 2007 roku umowy darowizny lub nieodpłatnego zniesienia współwłasności konieczne jest zaświadczenie wydane przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn nie należał się lub został uregulowany.
4. Podstawowe dokumenty konieczne do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia:
   • odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
   • dokument urzędowy obejmujący numer PESEL spadkodawcy (zaświadczenie wydane w tym celu przez właściwy organ administracyjny),
   • odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców – odpis aktu urodzenia lub odpis aktu małżeństwa w przypadku kobiet, które na skutek zawarcia małżeństwa zmieniły nazwisko,
   • wszystkie sporządzone przez spadkodawcę testamenty,
   • umowy zrzeczenia się dziedziczenia, jeżeli były sporządzane,
   • jeżeli w skład spadku wchodzi nieruchomość lub spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu z założoną księgą wieczystą – numer księgi wieczystej prowadzonej dla tej nieruchomości lup prawa.
5. W przypadku sporządzania testamentu należy podać Notariuszowi dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania), zaś w przypadku sporządzania testamentu z zapisem (zwykłym lub windykacyjnym) dodatkowo dokument stanowiący podstawę nabycia przez spadkodawcę nieruchomości lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu – stanowiących przedmiot zapisu.
6. W przypadku sporządzania umowy majątkowej małżeńskiej (np. intercyzy) należy okazać Notariuszowi odpis skrócony aktu małżeństwa.